הצעד הראשון - ניהול זמן

בואו נתחיל בלשים את כל הקלפים על השולחן - לפתוח עסק זה קשה.

זה קשה בערך כמו לטפס למצדה בשביל הנחש ב 4 בבוקר לראות את הזריחה.

לגמרי אפשרי, אבל לא נעים לאף אחד.

השעות לא שעות, המאמץ הגופני והנפשי יכול להתיש, הפחד מצעד לא נכון או מנפילה במדרון - כולם מהווים מעמסה לא קלה על כל אחד.

מה גם שכשנגיע בסוף לפסגה, נרצה להספיק להכין את הכוס קפה המושלמת ההיא שמגיעה לנו, ובצדק, וזה לפני שהקרניים הראשונות יציצו מעבר להרים.

הזריחה כאן בסיפור לא מסמלת סוג ספיציפי של הצלחה כמו הצלחה כלכלית, כי בואו - את זה אי אפשר להבטיח לאף איש מאיתנו. אלא היא מדברת על תחושת הצלחה כללית יותר, שנובעת מהמקום האישי של כל אחד מאיתנו ומה המושג הצלחה אומר בשבילו.

--

הטיפ הראשון שלי אליכם הוא לא לטפס לבד.

בין אם זה אומר לצרף אליכם שותף עסקי לדרך, ובין אם זה אומר לקבל תמיכה מחברים ומשפחה.

תדברו, תספרו, תתיעצו - עם כולם!

תיעזרו בכל מי שיעניק לכם עזרה, כי אם תחלקו את המעמסה שלכם עם עוד אנשים - תוכלו להגיע רחוק יותר.

זה גם למה כתבתי את המאמר הזה.

זאת אחת הסיבות שהגעתם אליו.

תשאלו, תתעניינו, תבקשו הכוונה, צאו לפגוש מומחים, להשתפשף עם יזמים אחרים, ובעיקר תפנימו שאתם לא לבד בפרויקט שלקחתם על עצמכם.

------------------

כלים, שיטות והסברים על שיטות ניהול נמצאים באינטרנט כמו מים.

אבל בבסיס של כולם נמצאים שני עקרונות מנחים - פיתוח מודעות, ומעבר ממצב פאסיבי למצב אקטיבי.

ככל שתפתחו את המודעות שלכם ליותר דברים, ליותר אלמנטים שכלולים בעסק שלכם - כך תדעו יותר איך אתם רוצים שהעסק שלכם יראה, ואיך הוא באמת יכול להתממש בפועל.

אתם הולכים לעבוד בצוות? - תלמדו על תהליכי בניית צוותים, על דרכי תקשורת יעילים, פתחו מודעות לאיך הצוות שלכם עובד הכי טוב ביחד.

אתם הולכים לעבוד עם קהל ספיציפי? - תחקרו עליו, על הטרנדים רלוונטיים לו, תבינו איך צריך לשווק לו.

אתם צופים הכנסות גבוהות בעסק? - תלמדו על ההבדלים בין עוסק פטור, מורשה, לחברה בע"מ ותבינו מה הכי נכון לכם לפתוח ובאיזה שלב.

פה נכנס העיקרון השני - המעבר בין להיות פאסיביים לאקטיביים - מימוש התובנות שלכם על עצמכם ועל העבודה שאתם עושים - תפתחו הרגלים חדשים, צורות חשיבה ועבודה חדשים - כשהכל נועד לטובת הקידום האישי והמקצועי שלכם.

המעבר הזה מפאסיביות לאקטיביות חובק בתוכו המון אתגרים - להפסיק לדחות דברים, לא לפחד מכישלון למשל, אבל כל הרגל מצריך עבודה, ולכן כאן נכנס הטיפ השני שלי אליכם - כל דבר שלוקח פחות משתי דקות לעשות - עשו אותו מיד!

סידור המיטה בבוקר למשל, להביא את הכוס ההיא מהחדר לכיור, להרים שניה צלצול למישהו - תתרגלו את העשייה שלכם, את האקטיביות שלכם במהלך היום.

----------------

לראייתי, הדרך שלכם מתחילה ראשית כל - בהתמקדות בניהול הזמן שלכם.

מיומנות בניהול זמן משמעותו פחות תחושות לחץ ויותר אפקטיביות, יותר בריאות ושביעות רצון. זה הלהגיע בזמן לזריחה (הצלחה) אחרי שהכוס קפה המושלמת מוכנה (אפקטיביות) ועדין יש עוד רגע לנשום (בריאות) ולראות את הכוכבים האחרונים נעלמים בשמיים מתבהרים (שביעות רצון).

אז מה זה בעצם ניהול זמן?

לפי מחקרו של לאקין מ 1973 , ניהול זמן מתכוון לתהליך בו אנשים מחליטים על רצונותיהם וצורכיהם, ואז מסדרים אותם לפי סדר עדיפות מסויים.

פעולות ספיציפיות בתהליך הזה כוללות הצבת מטרות, פירוקן לפעולות ספיציפיות, וסידורן בסדר הגיוני מסויים. כשהפעולות מקושרות לזמן ומשאבים נתונים ע"י תכנון, יצירת לו"ז ועבודה עם רשימות.

כל אלו נועדו בסופו של דבר להפוך אותנו לרגישים יותר לאופן בו אנחנו מחלקים את הזמן שלנו, ובכך ליצור אצלינו תחושת שליטה רבה יותר בזמן באופן כללי.

--

נקודת ההתחלה במסע הזה מתחילה בהחלטה להקדיש מחשבה עמוקה יותר על הזמן שלכם. ככל שנקדיש יותר זמן לחשוב ולתכנן מה אנחנו רוצים שיקרה, ככה נרגיש מחויבים יותר להוציא את זה לפועל.

תתחילו את הדרך שלכם בפיתוח מודעות למה קורה עכשיו בחייכם - התחילו לשים לב לשעון כשאתם עושים משהו, תתחילו להשתמש בסטופר כדי למדוד את עצמכם - אם תדעו שאתם יכולים להישאר מרוכזים בפרצים של שעתיים או של חמש שעות - תוכלו לתכנן יותר טוב מתי אתם יושבים לעבוד ומתי אתם נחים.

אם אתם שמים לב שלוקח לכם יותר זמן להתניע בבוקר - תדעו לא לקבוע לכם פגישות לשעות מוקדמות, או להפך - תדעו להתעורר מוקדם יותר באותו יום כדי להיות חדים בזמן לפגישה.

בנוסף - התחילו לעבוד עם יומן פגישות ורשימות . ביומן, העדיפות היא לכתוב בו כמה שיותר - פגישות כמובן, אבל גם זמן נטפליקס, יציאה עם חברים, ארוחת ערב עם המשפחה. תתחילו להיות מודעים איפה אתם ומה אתם עושים עם השבוע שלכם, עם החודש שלכם. ככה תדעו מתי יש לכם זמן פנוי, לשיבוץ עבודה נוספת או לשיבוץ זמן

מנוחה.

עבודה עם רשימות נועדה ליצור תיעוד לכל מה שאני חושבים. רשימות על דפים, רשימות בפלאפון, הודעות לעצמכם, תשתמשו בכל דבר שנוח וקרוב ונגיש אליכם, העיקר שתדעו איפה זה נמצא. לי אישית יש גם פנקס שהולך איתי בתיק וגם קבוצת וואטסאפ רק עם עצמי שאני זורקת בה מלא דברים, מאמרים, תהיות, כתבות,

הצעות עבודה.

בגדול הכלל אצבע אומר - כל פעולה שחשבתם אותה פעמיים - תתעדו.

באופן יותר ממוקד, בואו נתחיל בהצבת מטרות - מטרה היא המשימה המורכבת שלכם - מטרת העל היא פתיחת העסק, אבל ישנם אבני דרך בסיסיות שכדאי לעבור בהן - מחקר שוק, פיתוח מוצר, תוכנית עסקית, תוכנית שיווק ועוד - כל אבן כזאת מכילה בתוכה המון משימות קטנות שצריך לקדם בסדר חשיבות מסויים.

תכנון ארוך טווח למטרות שלכם יעזור לכם ליצור מסגרת לפעולות היומיומיות שלכם.

--

השלב הבא הוא פירוק המטרות. כל אחד מאבני הדרך הללו יכולה להתפרק למטרות משנה, אותן ניתן לתחום בזמן רחב מסויים - עד שלושה חודשים, עד חצי שנה. המטרות המשניות כשלעצמן עדין נחשוב למשימות מורכבות וקשות לעשיה, אז גם אותן אנחנו נפרק למשימות יחידניות. המטרה שלנו בסופו של דבר לפרק כל אבן דרך לכמה שיותר משימות קטנות, אופרטיביות וברות השגה.

משימות כאלה ניתן לשבץ בשבוע שלנו על ידי קביעה של סדר עדיפות לכל אחת, החלטה על זמן לביצוע, תוך כדי שאנחנו לוקחים בחשבון את המשאבים הנתונים לנו.

כלומר, אם אני צריכה לסדר את ההנחה בארנונה שלי - אני אפרק את התהליך לאבני בניין - מסמכים שקל להשיג (חוזה שכירות)

מסמכים שקשה יותר להשיג (הצהרת עו"ד, טפסים מביטוח לאומי)

מסמכים שאני צריכה מהשותפים שלי (צילומי ת.ז).

אחר כך אני אפרק כל אבן בסיס למשימות הפרטניות שלהם -

מסמכים שקל להשיג - לצלם את החוזה דירה, לצלם את הת.ז שלי, למלא את טופס הבקשה.

מסמכים שקשה להשיג - ללכת לבית המשפט ליד העיריה, ללכת לביטוח לאומי.

מסמכים שאני צריכה מהשותפים - לשלוח הודעה בקבוצה לבקש צילומים, ללכת להדפיס את הצילומים.

את המשימות הפשוטות אני אשבץ בלוז השבועי שלי, תוך כדי שאני לוקחת בחשבון את שעות העבודה שלי, פגישות שקבעתי עם חברים או משפחה, ואיפה אני אמורה להיות בעיר במהלך השבוע.

זאת גם אנקדוטה חשובה - ניהול זמן יעיל אומר שבהכרח להשאיר זמן לכל תחומי החיים שלכם - חברים, משפחה, זוגיות, ספורט, נטפליקס - הכל!

עכשיו בואו נודה, המטרת על של סידור ההנחה בארנונה היא לא בדיוק כמו לפתוח עסק. אבל תרגול של ניהול זמן במשימות כאלה יכול רק לעזור לכם להקנות צורת חשיבה חדשה על האופן בו אתם מנהלים את הזמן והחיים שלכם. תרגול במיומנויות כאלה יעזור לי להבין שאני פוגשת חברה לארוחת בוקר במרכז העיר ביום שלישי, אז אני יכולה לתפור ללכת לעיריה ולביטוח לאומי באותו יום במקום לגזול לי זמן מיום אחד שיכל ללכת על קידום משימות אחרות שאני לא צריכה להיות במרכז העיר עבורן.

עם הזמן המיומנות הזו תאפשר לכם גמישות , הרי המטרה היא לא ליצור לכם מערכת שעות כמו בתיכון, אלא באמת לדעת כמה זמן יש לכם ואיך הכי כדאי עבורכם לנצל אותו לטובת כל הדברים שאתם רוצים לממש בחייכם.

מומלץ להקציב לכל משימה קצת יותר זמן ממה שאתם חושבים שמגיע לה, גם כדי לא להכניס מימד של לחץ למשימה, וגם כדי לאפשר יצירה של חורים בלו"ז, מעין זמנים מתים שנוצרים לנו בין דברים. הזמנים הללו קרייטים שכן ניתן למלא אותם במשימות קטנות נוספות, או שהם ישמשו אותנו לתגובה לבלתמ"ים שיכולים לעלות במשך היום.

--

בגדול בהקשר של בלתמ"ים, כלומר אירועים לא צפויים שקרו במשך היום שהצריכו ממכם תגובה. במקום לתת לבלתמ"ים להסית את עצמכם מהלו"ז שבניתם - תקדישו כל יום זמן לטיפול בהם - אותו זמן מת שנוצר לנו נועד בדיוק בשביל הדברים האלה. וקרה ולא היו בלתמ"ים כל היום (קודם כל כל הכבוד, ניצחתם) ניתן למלא אותו במשימות קטנות אחרות שהצבתם לעצמכם, או בזמן פנאי ומנוחה.

אל תפחדו להגיד לא, או שאין לכם זמן, למשימה כלשהי - אם דאגנו ופיתחנו מודעות וכלים לשליטה בזמן שלנו, זה גם אומר שיש לנו מודעות בנוגע לגבולות שלנו - מה אנחנו לא יכולים לעשות. להכניס משימה ללוז שהיא לא ברת השגה, או כי אין לנו את הזמן אליה, או כי היא לא מספיק חשובה בסדר עדיפות - יכול רק להכניס אותנו ללחץ, תשישות ותחושת כישלון. אחרי שהקדשנו כל כך הרבה לתכנון הזמן שלנו - לא צריך שנשים לעצינו רגליים ונעמיס על עצמנו יותר ממה שאנחנו יכולים לסחוב. אין צורך להגיע לקצה גבול היכולת שלנו, גם אם זה מאוד מפתה.

תבינו, כדי להטמיע מיומנות חדשה, הרגל חדש, צריך להתאמן עליו.

זה לא שתיבנו לעצמכם לוז של שבוע ובוקר אחרי כבר תשברו את כל ההרגלים הישנים שלכם.

זה לוקח זמן, אבל כמו הזריחה במצדה - לגמרי אפשרי.

תקראו, תצפו, תשמעו ותחכימו בנושא של מיומנויות זמן - תשתמשו בכלים שאתם מוצאים באינטרנט, ואז תשברו אותם ותאחדו אותם עד שתגיעו לנוסח המועדף עליכם, ותתמידו בו עד שיהפוך להיות חלק ממכם. בשביל להקנות הרגל חדש צריך בסך הכל לעסוק בו למשך שתיי דקות ביום.

וכבר אמרנו, שאם משהו לוקח שתיי דקות - עשו אותו מיד.